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Verfahrensbeschreibungen

Verfahrensbeschreibungen an der TU Clausthal

Verfahrensbeschreibung nach § 8 NDSG

"Daten verarbeitende Stellen (z. B. deren Fachbereiche oder IT-Servicestellen) haben für jedes von ihnen betriebene Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen und aktuell zu halten. Um Transparenz und Auskunftsfähigkeit gegenüber Betroffenen sowie Revisionsfähigkeit zu erreichen, ist darin zu dokumentieren, welche personenbezogenen Daten mit Hilfe welcher automatisierter Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen wurden. Die Verfahrensbeschreibung dient dem behördlichen Datenschutzbeauftragten als Prüfungsunterlage für die Vorabkontrolle und ist diesem zwecks Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis (vgl. § 8 a Abs. 2 S. 5 NDSG) zur Kenntnis zuzuleiten."

Quelle: Hinweise des Landesbeauftragten für den Datenschutz in Niedersachsen.

Hinweis

Ausnahmen von der Beschreibungspflicht bestehen für Verfahren, deren personenbezogene Daten ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert und genutzt werden. Werden bei Verfahren die Daten spätestens 3 Monate nach ihrer Erstellung gelöscht und zu einem anderen Zweck als dem der inhaltlichen Auswertung gespeichert, müssen diese Verfahren nicht aufgeführt werden.

Mit Textverarbeitungssystemen erstellte Dokumente sind dann beschreibungspflichtig, wenn sie personenbezogene Daten enthalten, die durch automatisierte Verfahren ausgewertet werden können. Für die uswertbarkeit kommt es darau an, ob das System Funktionen enthält, die es ermöglichen, die Dokumente nach personenbezogenen Merkmalen zu erschließen. Verfahrensbeschreibungen sind auch anzulegen für Dateien, die nach Autoren, Dokumententypen mit gleicher Sensibilität und Inhalten zusammengefasst sind (Bewilligungsbescheide, Gutachten), für Adresstabellen und für Datenbankanwendungen.

 

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